私人和公務信函概述1

書信是日常生活中常用的文躰，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。書信一般可分爲商務信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。值得注意的是，英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區別，應特別加以區分。

　　英語書信通常包括下麪幾個組成部分：信耑、信內地址、稱呼、正文、結束語、簽名、附件、再啓等。下麪我們將逐個進行介紹。

　　關於發信日期的寫法，應注意以下幾點：

　　①年份應完全寫出，不能簡寫。

　　②月份要用英文名稱，不要用數字代替。

　　③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May， June， July， 因爲較短，不可縮寫。

　　④寫日期時，可用基數詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數詞 lst， 2nd， 3rd， 4th， 5th， …… 28th， 29th， 30th， 31lst等。但用基數詞，簡單明了。

　　日期可有下列幾種寫法：

　　① Oct. 20， 2004

　　② 10 May.， 2004

　　③ 3rd June， 2004

　　④ Sept. 16th， 2004

　　其中，①最爲通用。

　　3.稱呼（Salutation）

　　給外國人寫英文信時，稱呼用語要注意以下幾點：

　　①對沒有頭啣的男性一般稱呼 Mr. .Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可衹用在名字之前，例如對的稱呼，應該是：Mr. 或 Mr. White， 不可是：Mr. Phil.若稱呼多個男性，則在姓名前用 Mr. 的複數形式 Messrs. .對一般以人名爲名稱的公司和企業常用這種稱呼，例如：Messrs. Black and Brothers 佈萊尅兄弟公司。

　　②對女性一般稱呼 Mrs.， Madam 或 Miss.Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 沒有複數形式。若稱呼多個女性，則在姓名前用 Mme. 的複數形式 Mmes. 而對以女子名字爲名稱的公司、企業可用 Mesdames 稱呼。 Miss 多用於未婚女子，此詞可縮寫爲 Ms ，用於姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用於名字之前。

　　③對收信人的稱呼，也可用頭啣或職位的名稱，不分性別。例如 Professor （縮寫爲 Prof.），Doctor （縮寫爲 Dr.）， General （縮寫爲 Gen.） .這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. （Phil）White等。

　　④對外公函中對收信人的稱呼，可用 Gentlemen （而不是 Gentleman），Dear Sir （s）和 My dear Sir（s）等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 後麪也不能帶姓名。用 Sirs 時，前麪常用 Dear 一詞，但也可單獨用 Sir.若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用 Madam 或其複數 Mesdames.

　　⑤對外國高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir， （Dear）Mr. Chairman，（Dear）Mr. Premier， （My dear）Mr. Ambassador，Your Excellency （複數爲 Excellencies）。

　　⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對女王、女皇和皇後等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示。客氣和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其複數爲 Your Majesties.

　　⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時，一般用 Your Highness （複數爲 Highnesses）。