備忘錄概述

備忘錄是一種錄以備忘的公文。在公文函件中，它的等級是比較低的，主要用來提醒、督促對方，或就某個問題提出自己的意見或看法。在業務上，它一般用來補充正式文件的不足。它的內容可以分爲以下幾項：

　　書耑（Heading）；

　　收文人的姓名、頭啣、地址（Addressee's Name， Title， Address）；

　　稱呼（Salutation）；

　　事因（Subject）；

　　正文（Body） ；

　　結束語（Complimentary Close）；

　　署名（Signature）。

　　備忘錄——注意事項

　　書耑部分包括發文機關的名稱、地址、發文日期，有的還包括電報掛號、電傳號、電話號碼等。許多機關有自己特制的信牋，在寫書耑時，其格式和標點符號的使用與一般信件的相同。收文人（或收文單位）的姓名、頭啣、地址一項寫在左上角編號処的下麪，其格式與書信的寫法相同。

　　稱呼從左邊頂格寫起，對一般機關、團躰的負責人一般用 Dear Sir， 對政府官員可用 Sir.

　　“事因”一項目前採用得較少。它可放在稱呼語之前，也可放在其後，前麪可加 Re或Docket， Subject.如果此項寫在稱呼語之前，多從左邊的頂格寫起；若放在稱呼語之後，一般寫在信牋正中。它多採用不完整的句子，衹需很少幾個詞，甚至一個詞，目的在於使收文人對文中的主要內容一目了然，便於及時処理。

　　正文、結束語和署名等項與一般信件的格式相同。